1.13身份保护

政策

社会安全号码是保密和受到州和联邦法律的保护,包括家庭教育权利和隐私法案(26南加州大学§1232克),1974年的隐私法案(5 552南加州大学§)和伊利诺斯州的身份保护法案。社会安全号码将收集的伊利诺斯州州立大学只有当法律规定。卡塔尔世界杯决赛日除非法律规定,个人将不会被要求提供他们的社会安全号码,口头或书面,服务在任何时候,他们也不会被拒绝访问这些服务他们应该拒绝提供社会安全号码。然而,个人不得志愿者他们的社会安全号码如果他们希望作为定位的另一种方式记录。社会安全号码不会向个人或机构披露以外的大学除了允许或要求的州或联邦法律,规则或规定,或与个人的许可。

社会安全号码将要求所有的学生,为了符合美国国税局的要求提供他们的名字,地址,社会安全号码,每到自费的学生。(国税局依靠这些列表来证明教育相关的税收抵免)。此外,大学需要一个有效的社会安全号码之前,一个人可以进入任何涉及金融交易的业务系统。因此,没有社会安全号码,不能授予大学助教奖学金,豁免,或提供就业。提供一个社会安全号码是最安全的方法,以确保这些服务可用最少的延迟。

大学需要通过联邦法律报告收入和社会安全号码为所有员工薪酬支付的人。因此,每个大学的员工,与特定的异常按照法律的要求,将被要求为大学提供工资的社会安全号码,报告和收益的目的。

人分支机构或供应商将被要求提供社会安全号码或身份证号码税收规定税收报告目的。

社会安全号码不会被用作学生ID,雇员ID或过程或记录键在任何大学系统。

大学系统和文件需要社会安全号码将保持在help.www.charlenecorn.com/informationsecurity。要求新的进程需要访问社会安全号码应该指向管理信息系统,数据管理(438 - 3611)。

如果需要社会安全号码的集合,必须首先声明提供给个人解释大学的目的或目的是收集和使用社会安全号码,和请求是否自愿或强制性的。

包含社会安全号码的所有记录,是否在线或离线状态,在电子或物理格式,被认为是保密信息,并将适当的维护。任何文件包含社会安全号码必须修订如果需要发布请求作为公共记录的一部分。因此,任何社会安全号码要求应该从个人文档的方式使它容易编辑。如果不再需要这些记录,记录必须在安全处理处置方式和遵循大学记录保留政策(7.1.55)。

只有大学员工需要使用或处理信息或文档包含社会安全号码将会访问此类信息或文件。这些员工将被训练在适当的程序来处理信息包含社会安全号码的时间收集的破坏信息,为了保护社会安全号码的机密性。

根据州法律,社会安全号码可能不会:

• 被公开张贴或以任何方式显示
• 是印在任何卡所需的个人访问大学所提供的产品或服务
• 需要在互联网上传播,除非连接是安全的或社会安全号码是加密的
• 被印在任何邮寄材料,电子邮件或以其他方式交付给个人,除非州或联邦法律要求的社会安全号码的文档。例外:社会安全号码可能被包括在应用程序和形式发送的邮件,包括,但不限于,任何材料邮寄的文件作为应用程序的一部分或招生过程或建立,修改,或终止一个账户,合同,或政策或确认社会安全号码的准确性。但是,没有社会安全号码可以印制明信片或其他不需要信封或梅勒是可见的信封上没有信封已经打开了。
• 被用于任何目的以外的其他目的是收集
• 需要一个单独的访问任何大学的网站

这一政策并不排除大学员工使用社会安全号码需要执行他们的职责和责任或内部验证或行政的目的。

员工或学生明显违反了保密的社会安全号码可能受到纪律处分或制裁包括放电或解雇依照大学的政策和程序。