8.3.3邮件服务—外发邮件

政策

邮件服务中心处理所有需要美国邮资或UPS处理的大学商业函件和包裹。所有的货物处理都由中央收货部处理。

大宗邮件

预分类的标准、非营利性邮件和预分类的第一类预分类邮件必须由邮件服务软件进行条形码，安装在邮件服务中，或由管理计算服务进行主机处理。如果一个部门不能在磁盘上提供邮件列表地址或使用主机条形码软件，邮件将按常规的一等费率计算，并且没有折扣。所有群发邮件必须使用许可印记标志。

商业回复邮件

所有商业回复信封必须由美国邮政总局批准，并由国际邮联印刷服务公司印刷。商业回复需要九(9)位条形码和FIM条，并根据美国邮政总局的规定打印大学地址。地址、格式和ZIP +4代码由美国邮政总局分配。邮政编码是61761。

礼貌回复邮件

所有“礼貌回复”信封必须由邮务组批准，并由国际学生会印刷服务公司印刷。根据USPS的规定，回复需要一个11位的条形码和带有大学地址的FIM。地址和ZIP + 4代码由美国邮政总局分配。所需邮政编码是61790。

代言

所有折扣的一等速递邮件都需要一个移动更新背书。各部门负责在所有投寄大量一级特快专递邮件(邮件件数超过500件)的信封上预印签注。

表达物品

邮件服务中心与UPS和联邦快递签订合同。UPS是该大学的首选承运人。各部门可与这些供应商联系，直接提供快递服务。当使用供应商的直接服务时，快递机票必须包含大学的公司账号。各部门还必须在每张机票的参考部分写上他们的邮件账号。邮件工作人员将在通过邮件服务中心邮寄时为USPS和UPS准备快件。邮件服务中心不处理联邦快递的邮件。联邦快递用户请联系联邦快递800号。特快专递服务在邮政服务中心的正常营业时间内提供。

计量的邮件

邮资邮件是在应用邮资的仪表设备上处理的邮件。禁止使用订书钉和回形针。邮件服务中心的仪表设备难以计量自用邮件(没有信封)，不能计量超过许可的印记。本署必须在信封上盖上许可证印。不能计量的自寄邮件必须放在信封里。所有信封必须按大小绑好，朝向相同的方向，褶叶朝下。密封的和未密封的信封必须分开捆扎。邮件工作人员更喜欢在未密封的包裹上附上一张纸条。

许可证及印鉴使用

有四种大学许可:商业回复，一级预测，预测标准和非营利。批量邮件必须使用许可证印记。许可证标志的申请由寄件人负责。各部门应联系邮件服务中心，以获得适当的许可证和许可证安置。非学校组织使用学校许可印章须联系邮件服务中心审批;否则，他们被禁止使用伊利诺伊州的许可证。那些有资格成为合作邮寄者或非营利组织的人必须向美国邮政总局申请额外的入境或批量授权。所有大学部门和组织都被限制使用四种大学许可证中的一种。

邮票

伊利诺斯州法律规定，所有用于大学公务的邮票必须是州发行的。各州发行的邮票在每张邮票上以穿孔的“I”来标识，并可通过邮政服务中心购买。面额有限，可能需要特别订购。用大学资金购买普通邮票用于大学业务是违法的，将受到起诉。国家发行的邮票不得用于个人业务。

返回地址格式

这是伊利诺伊州立大学的标准回信地址格式(可能会有变化)。卡塔尔世界杯决赛日任何更改都需要得到邮件服务中心的批准。

卡塔尔世界杯决赛日
部门/组织/出版
校园信箱(加4位邮编)
普通IL 61790-(加4位邮件编码)

密封

邮件服务中心将密封厚度不超过1 / 4英寸的商业信封。不规则大小的信封或封页，如邀请函、马尼拉纸或超大封页，不能用邮件设备密封。各部门负责准备所有商业大小的信封，把信封的封口放下来。非商业大小的信封和不规则封口的信封在处理前必须由部门密封。信封必须朝向相同的方向，按大小分类。发件人有责任纠正邮件的准备工作。