请购单
有一个新的电子申请流程现在整个校园都可以使用。方法开始该过程SharePoint征用进气系统．请注意，这并不能取代在Colleague/Datatel中创建申请的需要，但这是一种提交备份文档、向采购办公室提供关键信息的统一方式，并允许预算官通过SharePoint系统而不是在Colleague中批准。
新提交流程的培训课程每月提供一次。报名参加培训．
SharePoint系统是提交申请文件和预算官批准的唯一允许的方式。
请购单是在Colleague (REQM)中用于购买商品或服务的在线表单。
何时使用
- 需要签名时
- 当需要校内劳动时
- 当所需的商品或服务总额超过10,000美元时。
- 中列出了例外情况部门直接命令
- 小额购买流程(>$ 20,000至投标限额)
如何提交
创建一个电子申请使用的同事金融体系。在授权这样做之前，需要进行培训。访问“同事”的说明可在https://accountingoffice.www.charlenecorn.com/colleague/．请购培训可在采购网主页“大学资源”下查阅。请购单附件必须通过SharePoint征用进气系统．
小额购买(>$20,000 -出价上限)
- 购买$20,000及以下，建议您获得多个报价。
- 购买超过2万美元，请参阅小额购买流程(>$ 20,000至投标限额)如采购现场所述。
必需的信息
- 供应商信息应该放在Vendor字段中。如果有多个供应商或特定的联络点，则姓名、地址、电话和电子邮件地址应该放在打印评论字段中。
- 所需物品、数量和估计单价的完整说明。
- 打印评论字段中的邮件代码和部门名称。
- 支付商品或服务的账号。
- 中央接收的交付地址，包括建筑物和房间号。大部分包裹将被送到中央收货处，然后由中央收货处将包裹送到各部门。应该在“发送到”字段中输入两位数字代码，或者可以在“打印的评论”字段中输入此信息。
- 打印评论字段中订单部门联系人的名称和电话号码。
- 预算官员/财政代理人的批准。
- 不要将申请单标记为已完成。
分开支付
当两个或两个以上的账号用于支付一次申请时，我们需要知道每个账号应该负担的金额。如果账目来自不同的部门，我们需要得到所有部门的批准才能进行。如有特殊要求，请与采购部联系。
一揽子采购订单请购单的要求
- 在“打印评论”字段中清楚地说明，这是向供应商发出的一揽子采购订单的请求。
- 在需要或希望进行招标的情况下，列出具体的投标项目。此外，在打印评论字段中列出推荐的供应商及其地址、电话和电子邮件。
- 给一个“不要超过”的金额。这应该是一个合理的估计，你的部门将在当前财政年度花在该供应商的指示项目。
如果有多个供应商或特定的联络点，则姓名、地址、电话和电子邮件地址应该放在打印评论字段中。